Een klein foutje in de informatievoorziening – zoals een verkeerd adres of een onbekende productcode – kan grote gevolgen hebben. Zeker in de logistiek, waar alles snel en precies moet verlopen. Bij NE DistriService, specialist in het distribueren van unieke goederen voor zowel bedrijven als consumenten, weten we dat als geen ander.
Om goed te kunnen plannen, communiceren en leveren, is het enorm belangrijk dat alle gegevens kloppen. “Zonder goede data raakt het hele proces verstoord,” zegt Mark Molhoek, IT-manager bij NE DistriService. Samen met applicatiebeheerder op de planning Ruben Docter, benadrukt hij hoe belangrijk het is dat informatie volledig, juist en op tijd beschikbaar is.
Want dát is de sleutel om fouten en vertragingen te voorkomen: data.
Samen vormen ze de schakel tussen IT en operatie – een samenwerking die ontzettend belangrijk is voor de kwaliteit van onze dienstverlening. “Zonder de juiste data is de schadevrije, zorgeloze logistiek die wij beloven haast onmogelijk,” vertelt Mark. “Vooral bij het plannen van de ritten van onze chauffeurs komt dit naar voren.”
Een verkeerd gespelde straatnaam, een ontbrekende landcode of een foutief huisnummer kan al leiden tot vertraging of mislevering. Ruben: “We filteren dagelijks foutieve gegevens uit opdrachten: Belgische adressen met een Nederlandse landcode, onduidelijke huisnummers of postcodecombinaties die niet kloppen. We corrigeren dat handmatig waar nodig, om te voorkomen dat chauffeurs tijd verliezen of leveringen mislukken. Want zodra we dat niet zouden doen krijgen zowel onze externe partijen als wij te maken met extra kosten en tijd. Dat willen we natuurlijk voorkomen.”
Bij NE DistriService verzamelen en beheren we uiteenlopende data, afhankelijk van het type levering:
Al deze informatie wordt opgeslagen in een speciaal adresportaal. Mark: “We verrijken zendingen met deze gegevens voordat ze in het systeem terechtkomen. Zo kunnen we realistisch plannen en onnodige tijd én kosten besparen doordat onze chauffeurs niet naar een verkeerd adres rijden óf voor een dichte deur staan.”
Het belang van goede data onderstreept Mark met een concreet voorbeeld. “Toen wij gingen leveren voor een woongigant kregen we eerst geen e-mailadressen van de consument mee. Dit in verband met privacy en het in eigen hand willen houden van contactmomenten met hun klanten. Dat leidde tot een percentage van 20% mislukte leveringen, want chauffeurs stonden vaak voor een dichte deur. Toen we dit resultaat lieten zien en deelden waarom het op de hoogte houden van een consument per e-mail zo essentieel is, waren ze overtuigd. Toen we wél mochten mailen daalde het percentage misleveringen naar 5%. Dan zie je direct het effect van kwalitatieve data.”
Datakwaliteit is binnen NE DistriService belangrijk, maar dit houdt niet op binnen de muren van ons bedrijf. De meeste fouten ontstaan vaak elders in de keten: bij opdrachtgevers, leveranciers of producten. “We zien regelmatig dat bijvoorbeeld Click & Collect-orders de adresgegevens meekrijgen die niet overeenkomen met onze systemen. De producent voert dan bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens van de consument in, in plaats van het afhaalpunt,” vertelt Ruben. “Dat leidt tot vertraging, fouten en extra kosten.”
Vaak glippen dit soort fouten er tussendoor en kan niemand er wat aan doen. Maar wat wel mogelijk is, is het voorkomen van dit soort voorbeelden. Mark: “Daarom ontwikkelde we bij NE rapportages die systematisch afwijkingen inzichtelijk maken per opdrachtgever. Zo kunnen we – met kwalitatieve data – aantonen waar het momenteel misgaat en hoe we mislukte leveringen voor kunnen zijn. Dat soort gesprekken gaan we constructief aan met onze klanten. Dat klinkt als een strenge manier om iemand op een fout te wijzen, maar gelukkig weten ook hen: we doen dit om samen, binnen de keten, te optimaliseren. Alleen dan kun je je logistieke beloften waarmaken.”
De datakwaliteit in de keten waarborgen is de grootste uitdaging. Wanneer ook externe partijen data op het juiste kwaliteitsniveau aanleveren, garanderen we samen tevreden klanten, zorgeloos transport en snelle leveringen. “De bewustwording die we daar nu met de rapportages voor willen creëren wordt steeds beter ontvangen,” vertelt Ruben. “Zodra derden inzien dat correcte data direct leidt tot voordelen als kostenbesparing, minder klantvragen en op tijd afgeleverde goederen, zijn ze vaak bereid om stappen te zetten.”
Met dat soort mooie samenwerkingen zien we bij NE DistriService kansen. Om de dienstverlening in de gehele keten te verbeteren en kwalitatieve data niet te laten stoppen bij onze voordeur. Mark: “We willen al onze betrokkenen ondersteunen. Dat betekent: tijdig signaleren van foute data, meedenken, en als het nodig is even bellen om samen naar een oplossing te zoeken. Geen vertraging, geen miscommunicatie – dat is ons gezamenlijke doel.”
“Wij zijn eigenlijk de laatste schakel in die eerdergenoemde keten,” zegt Mark. “Maar we zijn de eerste die de gevolgen merken van slechte data zoals foutieve adresgegevens. Als wij weten dat de voordeur aan een andere kant van het pand zit of het pakket niet in de bus past, dan kunnen we daarop anticiperen. Maar daarvoor moeten we wel over de juiste gegevens beschikken.”
Waar goede data aan voldoet volgens Mark en Ruben? “Nauwkeurigheid, volledigheid, tijdigheid, consistentie, toegankelijkheid én betrouwbaarheid. Dat onderbouwt ons verhaal denken wij ook zeker. En om al die dimensies te waarborgen werken we graag samen met de mensen om ons heen. Dat maakt werken met data een prachtig middel voor een mooi toekomstperspectief vol op tijd geleverde, schadevrije goederen die alleen wij – met die opdrachtgevers – kunnen leveren.”
Lang, kwetsbaar, hangend of afwijkend van formaat? Waar standaard vervoerders afhaken, zijn wij gebouwd voor wat jij vervoert. Schadevrij, op tijd en zonder gedoe.
Organisaties in o.a. woningdecoratie, bouw en beurzen kiezen voor NE DistriService om faalkosten te voorkomen en moeiteloos op te schalen. Ook weten wat samenwerken met NE DistriService jouw organisatie oplevert?
